Procedimientos de compras

En las empresas generalmente se inicia con:

• Un pedido de la fabrica hacia el almacén o por el almacén quien puede solicitar compras por razones fundamentales como son mantener en existencia o suplir a la fabrica inmediatamente o ambas a la vez; se prepara la solicitud de compras de materias primas y las envía al Depto de compras donde se procederá al proceso de
• Cotización y evaluación seleccionando la mas adecuada atendiendo a criterios de calidad, cantidad y precio. Después se procede a la preparación de la
• Orden de compra al proveedor por una serie de formularios que incluye lo siguiente:

• a) Requisición
• b) Solicitud de almacén
• c) Cotizaciones y
• d) Orden de compra

REQUISICIONES: La requisición o vale de almacén es un formulario escrito de origen interno en donde se le pide o solicita al encargado de almacén que despache o entregue los materiales que se indican en la misma para producir.

SOLICITUD DE ALMACEN: Es el formulario que utiliza el almacén debidamente autorizado, para solicitar las compras en el departamento de compras, este debe ser impreso, pre-numerado en original y varias copias.

COTIZACIÓN: Es el formulario de uso interno en el departamento de compras, para localizar las materias primas y los precios del mercado. Deben enviarse tantas cotizaciones sean necesarias, para tener una selección de compras.

ORDEN DE COMPRAS: Es el formulario donde se autoriza al proveedor a despachar las materias primas con cargo a la empresa. Algunos contadores lo definen como el formulario que compromete el crédito de la empresa con los proveedores.